7 ting du bør vide, før du flytter kontormøbler

Annonce – sponsoreret indhold.

Når du skal flytte kontormøbler, afgøres resultatet af forberedelsen, før den første stol bæres ud: Opmål de nye lokaler, beslut hvad der skal med, mærk alt der skilles ad, beskyt gulve og vægge, tjek adgangsvejene, og planlæg rækkefølgen for opstilling. Tjeklisten nedenfor viser de syv ting i den rækkefølge, de bør tages. Målet er, at skriveborde, stole, reoler og skabe passer ind og fungerer på den nye adresse, så kontoret er brugbart fra første arbejdsdag.

Flytte kontormøbler uden at medarbejderne står uden arbejdsplads

Et kontor er sjældent bare et rum med møbler. Hvert skrivebord har en bestemt placering ud fra samarbejde, lys, støjniveau og nærhed til printer, arkiv eller mødelokale. Hvis møblerne bare læsses af i et åbent kontorlandskab uden plan, begynder dagen med at flytte rundt på dem. Medarbejderne står imens og venter, og de tungeste møbler skal bæres to gange.

Derfor er en klar plan for møbler og opstilling det, der sparer mest tid. Ved en erhvervsflytning med fast tidsplan ved alle på forhånd, hvilke arbejdspladser der flyttes først, hvilke møbler der skal samles, og hvor hver enkelt ting skal stå. Små kontorer kan ofte flyttes i ét hug. Større virksomheder kan med fordel flytte i etaper, så en afdeling kan arbejde videre, mens en anden pakkes ned og sættes op.

De syv punkter nedenfor følger flytningens naturlige forløb: først beslutningerne, derefter selve håndteringen og til sidst opstillingen.

Før flyttedagen: mål op og sorter

1. Mål op og tegn en indretningsplan. Få præcise mål på de nye lokaler: vægge, søjler, vinduer, radiatorer, døre, der svinger ind i rummet, og placeringen af stikkontakter og lofts- eller gulvudtag. Mål også dine egne møbler. Et skrivebord skal ikke kun være der, det skal også have plads til en stol, der kan trækkes ud, og til at folk kan passere bagved. Tegn planen på papir eller i et enkelt tegneprogram, og nummerér hver arbejdsplads. Når samme nummer sættes på møblet, ved flyttemændene, hvor det skal hen. Overvej også dagslys og skærmplacering, så ingen får vinduet lige i skærmen. Spørg i øvrigt Arbejdstilsynet eller virksomhedens arbejdsmiljørepræsentant, hvis du er i tvivl om krav til indretning af skærmarbejdspladser.

2. Afgør hvad der skal med, sælges eller kasseres. Flytning er det bedste tidspunkt til at gøre op med møbler, der ikke længere passer. Gennemgå hvert møbel ud fra tre spørgsmål: Passer det i målene på den nye tegning? Er det stadig i god stand? Bruges det faktisk? Slidte kontorstole, ens skriveborde i overskud og halvtomme arkivskabe er typiske kandidater til salg, donation eller bortskaffelse. Er der møbler, du gerne vil beholde, men ikke har plads til lige nu, kan midlertidig opbevaring være en løsning. Se fx De bedste løsninger til opbevaring af møbler under flytning. Beslut også tidligt, hvad der skal købes nyt, så leveringstiden ikke efterlader tomme pladser på den nye adresse.

Afmontering, mærkning og beskyttelse

3. Afmontér og mærk hæve-sænke-borde og modulreoler. Hæve-sænke-borde består typisk af stel, motor, betjeningspanel, kabler og bordplade. Løft dem aldrig i bordpladen, mens de er samlet, da det belaster samlingerne. Tag pladen af, saml ledninger og betjeningspanel i en pose, og tape posen fast på selve bordet. Brug samme nummer som på indretningsplanen. Modulreoler skal ligeledes mærkes: sektion, hylde og side. Beslag, skruer og dyvler lægges i en pose, der tapes på det møbel, de hører til. Det er den enkleste måde at undgå, at nogen leder efter en bestemt unbrakonøgle på ankomstdagen. Arkivskabe og skuffeskabe tømmes eller sikres, så skuffer ikke glider op under transport, og kontorstole får armlæn og eventuelle tilbehørsdele samlet med stolen.

4. Beskyt gulve, vægge og døre. Kontormøbler på hjul og tunge skabe sætter hurtigt mærker på trægulve, linoleum og tæpper. Dæk gulvet med gulvbeskyttelse på hele ruten fra bil til opstillingsplads, og især i entréer og gange. Brug hjørnebeskyttelse og tæpper på vægge og dørkarme, hvor store møbler skal vendes. Vurdér også, om dit nuværende kontor skal afleveres i en bestemt stand. Lejekontrakten fortæller, hvad der kræves ved fraflytning, så tjek den, inden du går i gang. Har du forhåndsfotograferet både gammel og ny adresse, står du stærkere, hvis der opstår tvivl om skader.

Adgangsforhold, rækkefølge og ansvar

5. Tjek adgangsforhold: elevator, trapper og parkering. Mål elevatorens indvendige dimensioner og dørbredden, og tjek, om dit største møbel kan passe igennem. I ældre københavnske ejendomme med smalle trapper, skarpe vendinger eller baggårde kan et møbel, der virker lille, være umuligt at få op i fuld størrelse. Har bygningen en fælleselevator, bør du aftale reservation eller tidsrum med ejendomsadministrationen. Undersøg også, om flyttebilen kan holde tæt på indgangen, og om du skal have tilladelse til at reservere plads på gaden. Det oplyser Københavns Kommune. Når møbler skal skilles ad for at komme ind, skal det stå i planen, så tiden ikke går med at improvisere ved indgangen.

6. Planlæg rækkefølgen for opstilling. Det er rækkefølgen, der afgør, hvor hurtigt folk kan arbejde igen. Læs ind i den nye plan, så de tunge og pladskrævende ting kommer først: skabe, reoler og store borde. Derefter følger de arbejdspladser, der skal bruges først, fx afdelinger med kundekontakt, og til sidst kontorstole og små møbler. Det er meget lettere at stille et skab på plads i et tomt rum end i et rum fyldt med kasser og stole. Marker rum og zoner med skilte eller farvet tape, så alle ved, hvor tingene hører hjemme. Få møblerne stillet i de rigtige rum frem for blot at læsse dem af ved indgangen. Det gør hele forskellen for, hvor hurtigt kontoret er brugbart.

7. Udpeg en ansvarlig og informér medarbejderne. Én person bør have indretningsplanen og kunne træffe de små beslutninger på dagen, fx om et skab skal stå en halv meter til siden. Giv også medarbejderne klare opgaver inden flytningen: tøm skuffer og personlige ting, fjern ting fra skærmen og lad hver enkelt vide, hvilket arbejdsbord de får. Når ansvar og placering er afklaret på forhånd, spares både diskussioner og omflytning efter aflevering.

Typiske fejl ved flytning af kontormøbler

De fleste problemer opstår ikke på flyttedagen, men ugerne før. Disse fejl går igen:

• Ingen opmåling af de nye lokaler. Møblerne fylder mere end forventet, og de sidste skriveborde kommer til at stå i vejen.
• Manglende mærkning. Modulreoler og hæve-sænke-borde bliver til en puslespilsopgave, når delene ikke kan matches.
• Møbler tages med af vane. Gamle og ubrugte møbler fylder både bil og kontor uden at gøre nytte.
• Adgangsvejene tjekkes ikke. Et skab, der ikke kan komme i elevatoren eller op ad trappen, stopper hele processen. Vil man selv bære de tunge ting, kan 5 fejl folk laver når de flytter tunge møbler selv være et godt tjek.
• Nye møbler bestilles for sent. Leveringstiden afgør, om kontoret er komplet fra første dag.
• Ingen rækkefølge på opstillingen. Stole og kasser står i vejen for de store møbler, og arbejdet går i stå.

Med en tegning, en sorteret møbelliste, mærkede dele og en fast rækkefølge bliver flytningen en forudsigelig proces. Det nye kontor står klart med møbler, der passer til rummet, og medarbejderne kan gå direkte i gang.